Wat houdt de Belgische verplichting precies in?
Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen facturen aan andere Belgische bedrijven uitwisselen als gestructureerd elektronisch document via Peppol. Een gewone PDF per mail voldoet niet meer aan die norm, ook al staat er een keurig factuurlayout op. Wie de verplichting niet naleeft, riskeert in België boetes tot 5.000 euro. Dat is de kant van je Belgische klant. Maar die klant verwacht nu ook dat zijn leveranciers, waaronder Nederlandse, dezelfde taal spreken.
Val ik als Nederlandse leverancier onder deze wet?
Nee, de Belgische wet is van toepassing op Belgische btw-plichtigen. Nederlandse bedrijven vallen juridisch niet onder die verplichting. Toch is dat niet het einde van het verhaal. Belgische afnemers die zelf verplicht zijn gestructureerde facturen te ontvangen, gaan steeds vaker selecteren op Peppol-ondersteuning. Wie dat niet biedt, loopt het risico dat betalingen vertraging oplopen, dat administratieve afhandeling bij de klant extra werk vraagt, of dat hij gewoon niet meer in aanmerking komt voor nieuwe orders. De verplichting is Belgisch; de gevolgen zijn grensoverschrijdend.
En Nederland zelf, wanneer komt de verplichting hier?
Nederland loopt achter op de buren. De overheid werkt aan implementatierichting en verwacht conceptwetgeving in 2026, gevolgd door definitieve wetgeving rond 2028 en een gefaseerde invoering tussen 2030 en 2032. De Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) schrijft grensoverschrijdende B2B e-facturatie voor per 1 juli 2030. Dat is de harde EU-deadline. Voor wie nu al met Belgische of andere Europese partijen werkt, is de praktische druk dus groter dan de Nederlandse wetgeving doet vermoeden.
Wat betekent dit voor wie documenten verwerkt?
De verschuiving naar Peppol verandert hoe facturen binnenkomen. Waar nu nog grotendeels PDF's per mail arriveren, neemt het aandeel gestructureerde XML-berichten de komende jaren toe. Dat klinkt als een verbetering, en dat is het ook, maar het vraagt een aanpassing van het verwerkingsproces. Een gestructureerde Peppol-factuur verwerkt anders dan een ingescand document of een PDF. Tegelijk verandert er voor de grote massa inkomende facturen voorlopig nog weinig: leveranciers uit landen zonder verplichting sturen gewoon door als PDF. De administratie krijgt dus niet één nieuw formaat, maar een steeds groter mengsel van Peppol-berichten, PDF's, Excel-bijlagen en gescande bonnen. Juist in die overgangsperiode is consistente verwerking het lastigst.
Automatiseren heeft nu al zin, ook zonder Nederlandse verplichting
Wachten op de Nederlandse wet is begrijpelijk, maar de praktijk dwingt eerder. Wie facturen nu al automatisch verwerkt, ongeacht het formaat, merkt dat de overstap naar Peppol-verwerking later een kleinere stap is. De structuur van een gestructureerde e-factuur is makkelijker machine-leesbaar dan een vrije PDF, maar het uitlezen, matchen met een inkooporder en afleveren in het boekhoudsysteem is in beide gevallen hetzelfde proces. Dat proces nu op orde brengen kost minder moeite dan het in 2028 of 2030 in een keer te moeten omgooien.