Wat lost uitbesteden eigenlijk op?
Als u documentverwerking uitbesteedt aan een administratiekantoor, neemt u het tikwerk intern weg. Dat is prettig: u heeft geen last meer van ziekteverzuim op de data-invoerpost, u hoeft niet zelf te schalen bij piekmomenten en de implementatietijd is vrijwel nul. Voor organisaties met een laag en wisselend volume, of met documenttypen die sterk variëren per afzender, is uitbesteden een legitieme keuze. U betaalt per uur of per document, en stopt zodra de stroom opdroogt. Het probleem is dat het handwerk niet verdwijnt: iemand anders doet het, en u betaalt er nog steeds voor. Elke extra order, factuur of CMR die binnenkomt, telt mee in de rekening. Groeit uw volume, dan groeien uw kosten evenredig mee.
Wanneer loont documentverwerking automatiseren?
Automatiseren is zinvol als drie dingen kloppen: er is voldoende volume, de documenttypen zijn herkenbaar repetitief (orders, inkoopfacturen, CMR-vrachtbrieven, pakbonnen) en het proces aan de ontvangstkant ligt vast. Denk aan een transportbedrijf dat dagelijks tientallen CMR's verwerkt naar een TMS, of een groothandel die inkooporders van vaste leveranciers laat uitmonden in een ERP. Bij zulke stromen betaalt automatiseren zich terug: de kosten per document dalen naarmate het volume stijgt, terwijl bij uitbesteden de rekening meeschaalt. Cabooter Group verwerkt met dottle ruim 70.000 documenten per jaar, waarvan 85% volledig automatisch, wat neerkomt op ongeveer 110.000 euro besparing per jaar. Dat is geen uitzondering: het is het gevolg van een hoog, repetitief volume in een vastgelegd proces.
Wat zijn de eerlijke nadelen van automatiseren?
Automatiseren vraagt een initiële inrichting. Niet maanden, maar ook niet nul. De documenttypen moeten worden geconfigureerd, de koppeling met uw ERP, TMS of boekhoudpakket moet worden gelegd en medewerkers moeten leren werken met een accordeerflow in plaats van een inbox vol PDF's. dottle gaat live in twee weken, maar die twee weken vragen tijd van uw kant: toegang tot voorbeelddocumenten, een beslissing over welke velden u wilt uitlezen en wie de uitzonderingen beoordeelt. Bij zeer lage volumes, zeg twintig documenten per maand, zijn de vaste kosten per document hoog en is uitbesteden vaak goedkoper. Hetzelfde geldt als uw documentstromen structureel slecht zijn: als elke leverancier een ander format stuurt met wisselende veldnamen en geen consistente structuur, dan kost de inrichting meer en levert automatisering minder op.
Automatiseren of uitbesteden: hoe maakt u de keuze?
Een vuistregel: bij minder dan vijftig repetitieve documenten per maand is uitbesteden vaak de verstandigere keuze. Boven de honderd per maand begint automatiseren zich te bewijzen, zeker als de documenttypen herkenbaar zijn (facturen, orders, CMR's, paklijsten) en ze in een systeem moeten landen. Tussen die getallen zit een grijze zone die afhangt van uw specifieke situatie: wat kost een uur handmatige invoer bij u intern, wat vraagt uitbesteding per document, en hoe snel wilt u af van de afhankelijkheid van externe capaciteit? Een bijkomende factor is controle. Bij uitbesteden verlaat data uw organisatie voordat iemand intern akkoord heeft gegeven. Bij automatiseren blijft de accordeerstap in uw eigen systeem: een medewerker ziet de afwijkingen, markeert ze en geeft goedkeuring. Het handwerk is weg, de beslissing niet.
Wanneer is uitbesteden de betere keuze?
Wees eerlijk over uw situatie. Uitbesteden past beter als uw documentstroom seizoensgebonden is en u buiten het hoogseizoen nauwelijks volume heeft. Het past ook als de documentvariatie zo groot is dat automatiseren hoge configuratiekosten meebrengt die niet terugverdienen. En het past als uw interne processen nog niet vastliggen: als het na ontvangst van een factuur onduidelijk is wie wat doet, lost automatisering dat niet op. U heeft dan eerst een procesvraag, dan pas een automatiseringsvraag. Automatiseren is geen vervanging voor procesdesign. dottle werkt het best als de stroom van A naar B duidelijk is en het enige dat ontbreekt, de automatische lezing en doorvoer is.