Wat is dottle precies?
dottle is een product van Bonsai Software uit Rotterdam. Het is gebouwd voor één ding: inkomende documenten lezen en de data daaruit afleveren in het systeem waar het werk gebeurt. Denk aan een order die binnenkomt als PDF in je mailbox, een CMR-vrachtbrief die gescand wordt op de laadkade, of een paklijst die als screenshot wordt doorgestuurd. Normaal typt iemand die data over in het ERP of TMS. Met dottle doet het systeem dat leeswerk. De medewerker controleert en accordeert, maar de toetsaanslagen zijn verdwenen.
Voor welke documenten werkt dottle?
dottle verwerkt de documenten die in de operatie het meeste handwerk kosten: inkooporders en verkooporders, facturen, CMR-vrachtbrieven, pakbonnen en paklijsten, werkbonnen en inspectierapporten. Het maakt niet uit of ze binnenkomen als PDF, gescande foto, Excel of als bijlage in een mail. dottle leest wisselende formats zonder dat je per afzender een sjabloon hoeft in te richten. Krijg je orders van twintig leveranciers, elk met een eigen lay-out? Geen probleem. Het systeem herkent de context van het document, niet alleen de vaste positie van een veld.
Wat maakt dottle anders dan gewone OCR of scan-en-herken?
Gewone OCR herkent tekst. dottle begrijpt wat er in een document staat. Het verschil: een OCR-tool zet een CMR om naar een tekstbestand. dottle leest de CMR, haalt het ordernummer, het gewicht, de afleverlocatie en de afzender eruit, matcht die met de openstaande order in je TMS en markeert het als de aantallen niet kloppen. Daarna wacht het op de accordering van een medewerker. Dat is geen scan-en-herken, dat is documentverwerking met context. Verschillen worden niet weggemoffeld, maar gemarkeerd. De beslissing blijft bij de gebruiker.
Welke resultaten halen klanten?
Cabooter Group, een logistiek en transportbedrijf, verwerkt meer dan 70.000 documenten per jaar via dottle. Van die documenten gaat 85% volledig automatisch door, zonder dat iemand het aanraakt. Dat levert ongeveer 110.000 euro besparing per jaar op. CMR's, facturen en orders die via mail binnenkwamen werden daarvoor handmatig overgetypt. HDG, actief in food en kwaliteitsinspectie, verwerkt 200.000 paklijsten per jaar. Het handwerk daalde met 90 procent en een medewerker die voorheen data invoerde, werkt nu weer op de vloer aan inspectiewerk. Dat zijn geen beloftes, dat zijn cijfers van klanten die het systeem draaien.
Wanneer is dottle juist niet de oplossing?
Automatiseren heeft alleen zin als er volume is en als het proces vastligt. Verwerk je tien documenten per week van steeds dezelfde afzender in hetzelfde format, dan is de investering waarschijnlijk niet de moeite waard. Ook als de brondata structureel slecht is, als handgeschreven notities de kern vormen van je documentstroom of als de regels voor verwerking per document volledig verschillen, dan is eerst het proces op orde brengen de logische stap. dottle is geen wondermiddel voor een chaotische documentstroom, het vergroot wat er al zit.
Hoe snel kun je starten?
dottle is live in twee weken, zonder setup-fee. Er is geen implementatietraject van maanden nodig. De koppeling met je bestaande systeem, of dat nu SAP, Exact, AFAS, Business Central, Transpas of een ander pakket is, wordt als onderdeel van de onboarding opgezet. Prijzen zijn gestaffeld per document, zodat je betaalt naar gebruik. Je documenten worden niet gebruikt om modellen op te trainen. Nieuwe documentformats en verwerkingsregels worden gecontroleerd toegevoegd, niet automatisch geleerd, wat het systeem voorspelbaar en controleerbaar houdt.