Wat gaat er precies veranderen in Duitsland?
Duitsland heeft de invoering van verplichte elektronische facturatie in drie stappen ingepland. Sinds 1 januari 2025 moeten alle in Duitsland gevestigde bedrijven al in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen die voldoen aan de Europese norm EN 16931. Dat betekent een machineleesbaar, gestructureerd formaat: een PDF met een logo erop telt niet mee. Vanaf 1 januari 2027 gaat de verzendverplichting in voor bedrijven met een jaaromzet boven 800.000 euro. Zij moeten dan ook zelf gestructureerde facturen uitsturen voor binnenlandse B2B-transacties. Vanaf 1 januari 2028 geldt die verzendplicht voor alle in Duitsland gevestigde bedrijven, ongeacht omzet. De meest gebruikte formaten in Duitsland zijn XRechnung en ZUGFeRD, een hybride formaat dat een leesbare PDF combineert met een machineleesbaar XML-bestand.
Geldt de e-facturatie Duitsland 2027-verplichting ook voor Nederlandse bedrijven?
Niet rechtstreeks. De verplichting richt zich op in Duitsland gevestigde bedrijven voor hun binnenlandse transacties. Als Nederlandse leverancier die factureert aan een Duitse klant val je formeel buiten de directe reikwijdte van de wet. Maar in de praktijk ligt het anders. Een grote Duitse afnemer die zelf moet voldoen aan de verzendverplichting, wil ook zijn inkomende facturenproces stroomlijnen. Veel van hen stellen al nu als eis dat leveranciers facturen aanleveren in een gestructureerd formaat. De facto-verschuiving in de markt gaat daarmee sneller dan de wetgeving zelf. Bovendien komt er op 1 juli 2030 een EU-brede verplichting via ViDA (VAT in the Digital Age): near-realtime rapportage van intra-EU-transacties wordt dan de norm. Wie nu al standaardiseert op een gestructureerd formaat, bij voorkeur via Peppol, loopt straks niet achter de feiten aan.
Wat betekent dit concreet voor je factuurverwerking?
Het praktische probleem zit aan beide kanten van de factuurstroom. Aan de verzendkant: als je systeem nu nog PDF-facturen genereert, moet je nadenken over wanneer je overschakelt naar een gestructureerd formaat. Aan de ontvangkant: je krijgt straks facturen van Duitse leveranciers in XRechnung of ZUGFeRD. Dat zijn XML-bestanden die je niet zomaar opent in je mailprogramma. Je boekhoudsysteem moet die kunnen inlezen en verwerken. Pakket dat je draait bepaalt hier veel: Exact, AFAS, Twinfield en anderen werken aan ondersteuning, maar de mate van automatische verwerking verschilt per pakket en per versie. Controleer dat nu, niet als de eerste factuur al is binnengekomen.
Wanneer is dit juist geen prioriteit?
Als je vrijwel geen zakelijke relaties met in Duitsland gevestigde partijen hebt, is de directe urgentie laag. De binnenlandse Nederlandse B2B-verplichting is bovendien nog niet vastgesteld: er liggen plannen, maar een concrete ingangsdatum voor Nederland ontbreekt op dit moment. Voor wie al is aangesloten op Peppol in het kader van de Belgische verplichting of de Nederlandse overheidsinkoop, verandert er sowieso weinig: Peppol-netwerken zijn al in gebruik in Duitsland en de rest van Europa. Die partijen zijn het verst.
Wat kun je nu al doen?
Drie stappen die nu zinvol zijn. Ten eerste: inventariseer hoeveel van je omzet loopt via German B2B-klanten en vraag of zij al eisen stellen aan het factuurformaat. Ten tweede: controleer of je boekhoudsysteem gestructureerde facturen kan ontvangen en verwerken conform EN 16931. Ten derde: als je factuurverwerking nu nog grotendeels handmatig is, is dit het moment om dat te adresseren, niet pas als de regelgeving je dwingt. Binnenkomende facturen in wisselende formaten (PDF, XML, hybride) automatisch uitlezen en afleveren in je boekhoudpakket of ERP: dat is precies het soort documentstroom waarvoor document-AI is gebouwd. Zo voorkom je dat een nieuwe formatverplichting betekent dat iemand handmatig gaat kopiëren uit een XML-bestand.