Wat zegt de wet nu echt over e-facturatie in 2026?
Er circuleert veel verwarring, en dat is begrijpelijk. Berichten over verplichte e-facturatie in België, Duitsland en de EU worden door elkaar gehaald met de Nederlandse situatie. De feiten: B2G (facturen aan de overheid) is in Nederland al jaren verplicht via het Peppol-netwerk, en de Nederlandse overheid verwerkt jaarlijks ongeveer 1,6 miljoen gestructureerde e-facturen via dat kanaal. Maar voor facturen tussen bedrijven onderling geldt in 2026 nog geen verplichting. Het adviesrapport van het ministerie van Financiën van maart 2026 wijst wél ondubbelzinnig in de richting van een verplicht Peppol-gebaseerd systeem, conform de Europese EN 16931-standaard. Een definitief kabinetsstandpunt wordt verwacht in de zomer van 2026, gevolgd door een publieke consultatie over conceptwetgeving in het vierde kwartaal van 2026. De beoogde gefaseerde invoering start op zijn vroegst op 1 januari 2030.
Waarom merkt je administratie het nu al, ook zonder verplichting?
De praktijk loopt voor op de wet. Bedrijven die leveren aan de overheid of aan Belgische klanten krijgen nu al verzoeken om gestructureerde e-facturen in Peppol-formaat. Wie internationaal handelt, stuit op ViDA-ontwikkelingen vanuit Brussel die ook Nederlandse bedrijven raken. En intern zijn er steeds meer inkoopafdelingen die PDF-facturen per mail niet meer accepteren als 'digitaal'. Het gevolg: je ontvangt facturen in een wirwar van formaten. De ene leverancier stuurt een Peppol-bericht, de andere een PDF per mail, een derde een Excel-bijlage. Dat is precies het soort documentstroom waar handwerk zich opstapelt: iemand opent de bijlage, zoekt het factuurnummer, het bedrag, de btw-opsplitsing, en tikt het over in het boekhoudpakket. Dat werk bestaat al, het wordt alleen onzichtbaarder naarmate volumes groeien.
PDF per mail is nog geen e-facturatie
Dit is een veelgemaakte aanname: als je een factuur als PDF verstuurt via e-mail, doe je al aan elektronisch factureren. Dat klopt technisch gezien niet. E-facturatie in de wettelijke betekenis vereist een gestructureerd, machineleesbaar formaat, zoals UBL of Peppol BIS, zodat de ontvangende partij de factuurgegevens automatisch kan inlezen zonder handmatige tussenkomst. Een PDF is een afbeelding van een factuur, geen gestructureerd bericht. Dat onderscheid is precies waarom de overgang naar echte e-facturatie meer vraagt dan een softwareupdate: het raakt de hele documentstroom, van hoe je facturen verstuurt tot hoe je ze ontvangt, valideert en verwerkt. Boekhoudpakketten als Exact Online, AFAS Profit en Twinfield werken actief aan Peppol-integraties, maar de ontvangst van facturen in wisselende formaten blijft een operationeel vraagstuk dat los staat van de zendkant.
Wat betekent dit concreet voor wie nu facturen verwerkt?
De tijdlijn richting 2030 geeft ruimte, maar die ruimte verdwijnt snel als je er niet tijdig mee begint. Een paar praktische consequenties die nu al spelen. Ten eerste: als je klanten of opdrachtgevers in België of bij de Nederlandse overheid hebt, moet je al Peppol-facturen kunnen versturen. Ten tweede: zelfs als de verplichting er nog niet is, verwachten grotere afnemers steeds vaker gestructureerde factuurdata, niet een PDF. Ten derde: de inkomende kant is minstens zo belangrijk als de uitgaande kant. Facturen die je ontvangt, komen in 2026 nog steeds in alle mogelijke formaten binnen. Zolang die niet gestructureerd zijn, blijft er handwerk nodig om ze te verwerken in je ERP of boekhoudpakket. Dat handwerk is nu al de flessenhals in veel administraties, ongeacht wat de wet voorschrijft.
Wanneer is automatiseren van factuurverwerking zinvol?
Niet elk bedrijf heeft evenveel baat bij het automatiseren van de inkomende factuurstroom. Als je twintig leveranciersfacturen per maand verwerkt, is de terugverdientijd lang. Maar zodra je richting de honderd of meer facturen per maand gaat, elke factuur handmatig overgetypt wordt in een ERP of boekhoudpakket, en de facturen in wisselende formats binnenkomen van verschillende leveranciers, wordt het relevant. Documentverwerking zoals dottle doet dat: niet door elke leverancier een eigen template te geven, maar door wisselende formats te lezen, de relevante velden te herkennen en ze te leveren waar het werk gebeurt, met een mens die accordeert voor de boeking definitief is. Dat geldt nu al voor PDF-facturen, en het geldt straks ook voor de gestructureerde facturen die via Peppol binnenkomen. Het formaat verandert, het probleem van verwerking en matching blijft.