Wat is ViDA en waarom raakt het jouw factuurstroom?
VAT in the Digital Age (ViDA) is het EU-wetsvoorstel dat e-facturatie en digitale btw-rapportage verplicht stelt voor alle lidstaten. De kern: vanaf 2028 moet e-facturatie de norm zijn voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Daarna volgen waarschijnlijk nationale verplichtingen per land. Nederland heeft de verplichting voor B2B nog niet ingevoerd, maar de landen om ons heen lopen al. Belgische klanten accepteren per 2026 alleen nog gestructureerde Peppol-facturen. Wie dat niet levert, riskeert betalingsvertraging of afwijzing aan de poort.
Welke landen zijn al verplicht en wat betekent dat voor Nederlandse exporteurs?
Italië ging als eerste (2019), daarna Portugal (2023), Frankrijk (2024, met de B2B-uitrol op 1 september 2026) en Duitsland (2025). België volgt per 1 januari 2026 met een volledige B2B-plicht via het Peppol-netwerk, inclusief boetes tot 5.000 euro voor niet-naleving. Spanje heeft eigen regelgeving per 2026 onder de zogeheten Crea y Crece-wet. De wettelijke verplichting richt zich op bedrijven gevestigd in die landen, maar de ketendruk werkt door: als jouw Belgische afnemer alleen nog Peppol-facturen kan verwerken, dan moet jij die kunnen versturen, ongeacht waar je gevestigd bent. Uit onderzoek blijkt dat slechts 1 op de 10 Nederlandse mkb-bedrijven klaar is voor de e-facturatieplicht.
Wat verandert er in de documentstroom bij e-facturatie?
Een PDF-factuur per e-mail is geen e-factuur in de wettelijke zin. E-facturatie betekent: een gestructureerd bestand (zoals UBL of CII) dat via een erkend netwerk zoals Peppol wordt verstuurd en door de ontvangende software direct ingelezen kan worden zonder menselijk overtypen. Dat klinkt als voordeel, en dat is het ook voor de ontvanger. Maar voor wie nu facturen verstuurt als PDF en ontvangt als bijlage in Outlook, verandert er meer dan alleen het bestandsformaat. De stap van 'PDF inboeken' naar 'gestructureerde data automatisch verwerken' vraagt dat je boekhoud- of ERP-systeem die bestanden ook echt kan ontvangen en afhandelen.
Wat als je nu nog PDF-facturen ontvangt van buitenlandse leveranciers?
Hier zit de praktische pijn voor veel Nederlandse administraties. Zolang buitenlandse leveranciers nog geen Peppol-factuur sturen, blijft de mix bestaan: gestructureerde facturen via Peppol van de ene leverancier, PDF's van de andere, soms een Excel, soms een scan. Die mengstroom verwerken in één werkproces zonder dat er fouten insluipen, is precies waar het nu al fout gaat. Automatische factuurverwerking die meerdere formaten aankan, is geen luxe meer maar een voorwaarde om die overgang beheersbaar te maken. Wie nu de stap zet naar geautomatiseerde verwerking, bouwt ook de basis voor de wereld ná de volledige ViDA-uitrol.
Wanneer moet je als Nederlands bedrijf in actie komen?
Voor puur binnenlandse B2B-facturen is er in Nederland nog geen wettelijke deadline. Maar als je nu al levert aan Belgische, Franse of Spaanse bedrijven, is de ketendruk er vandaag al. En de ViDA-tijdlijn voor grensoverschrijdende transacties pakt uit rond 2028, met de verwachting dat nationale verplichtingen direct daarna volgen. Dat betekent: twee jaar om je systeem en proces op orde te brengen, niet twee maanden. Bedrijven die wachten tot de wet van kracht is, lopen het risico dat ze ineens moeten omschakelen terwijl de dagelijkse operatie door moet draaien. De eerlijke aanbeveling: begin niet met de verplichting als stok achter de deur, maar met de vraag hoeveel tijd je nu kwijt bent aan het handmatig inboeken van inkomende facturen.